关于在线办理学籍异动的通知

各学院、相关部门：

为进一步提高教学管理信息化水平，方便广大师生办理相关学籍异动业务，结合学校疫情防控需要，经前期系统功能配置与测试，从本学期起，部分学籍异动手续将由线下转至在线申请和审核。现将有关事项通知如下：

一、学籍异动类别

线上办理学籍异动类别：休学、复学、保留学籍、保留入学资格

线下办理学籍异动类别：退学、放弃入学资格、转学

二、各类线上学籍异动适合办理情况说明

保留学籍：参军入伍、参加学校组织的跨校联合培养项目需要出国留学（需按学校要求提供相关证明材料）。

休学：身体原因、生病、个人自费留学、创业或其他情况需要休学的（需按学校要求提供相关证明材料，休学以1年为期，在校期间休学时间累计不得超过2年，申请休学1年期满需要续休的，须在休学期满前2周内办理续休手续）。

保留入学资格：适合还未具有我校正式学籍的应征入伍或因病不宜在校学习的大一新生，应征入伍的（保留入学资格至退役后两年）、患有疾病经学校指定的二级甲等以上医院诊断不宜在校学习的（保留入学资格1年），保留入学资格者不具有学籍（需按学校要求提供相关证明材料）。

复学：休学期满或者保留学籍、保留入学资格复学（需按学校要求提供相关证明材料）。

三、在线办理流程

 1.学生根据个人需求，在教务管理系统提出相关学籍异动申请；

2.根据不同学籍异动审批流程，各相关学院、部门按顺序依次审核，通过后进入下一环节直至全部环节结束。声明：只有当全部环节审核完毕，学生学籍异动才办理完毕。期间申请人须及时跟进、追踪流程直至全部审核环节结束，若未及时完成审批流程，后果自负。各类学籍异动审批流程见下图：

3.教务系统上传附件要求：

根据各类学籍异动审批要求，学生在教务管理系统提交个人申请时，需以上传附件形式提交相应书面申请书和证明材料，具体要求如下：

（1）各类学籍异动均需提交“学籍异动申请”、“家长知情同意书”等材料（见附件1），“学籍异动申请”要求申请人按要求详细写明学籍异动原因、异动期限、内容等并签字摁手印。“家长知情同意书”要求申请人家长按要求写明情况并签字摁手印；

（2）各类学籍异动均需按照附件1中各异动类型的具体要求上传证明材料，不按照要求上传材料者审核不予通过。

（3）上传附件需为原件扫描件，以“异动类型+学生学号+姓名”命名文件，DOC,DOCX,PDF,PNG,JPG,ZIP,RAR,MP3,MP4扩展名的文件均可上传，多个附件可上传压缩包，文件最大不可以超过10M，如不上传附件审核不予通过。

4.学生的学籍异动申请在系统全部审核通过后，需将本次学籍异动所有证明材料原件交至学院学籍管理员，学院学籍管理员收到材料并核实后发放学籍异动通知单，由学生持学籍异动通知单办理离校或报到手续，学生办完手续后将学籍异动通知单交至学院学籍管理员，学籍管理员依据收到的学籍异动通知单确认学生学籍异动生效（注：学籍管理员务必确定学籍异动通知单上所列部门手续办理完毕方可在教务系统上进行学籍异动生效，否则造成的一切后果由本人承担。涉及复学的，需管理员在确认学籍异动生效前为学生设置班级信息。），并对本学院的学籍异动材料进行归档保存，同时针对生效的学籍异动申请在系统中打印学生学籍处理审批表加盖学院公章后报教务处学籍科备案。

四、其他说明

1.异动通知单中异动文号编写规则：4位年份+2位学院代码+3位流水号（如：2021-01-001表示2021年商学院的第一个学籍异动，其他以此类推）。

2.各学院、部门学籍异动审核、管理人员及其联系方式见附件2，学生学籍异动相关问题咨询各学院教学办。

3.教务系统学籍异动申请、审核、管理各方操作指南见附件3。

4.鉴于疫情防控需要，2021-2022学年秋季学期学生返校前办理学籍异动手续涉及的离校或报到、开具证明材料等事宜，可委托学生所在学院进行办理。

5.退学仍采用原来方式线下办理。2021-2022学年秋季学期学生返校前需要办理退学手续的，按照以下步骤进行：

（1）学生本人从教务处网站--在校生用表下载《郑州航空工业管理学院学籍处理审批表》一式三份，填写相关内容，在“申请原因”处详细写出退学原因（可另附页），并手写上“知晓学生手册中关于退学后不能复学的相关规定”这一句话。

（2）学生本人及其家长签字按手印，同时在审批表的背面附上学生及家长本人的身份证复印件（可在身份证复印件上标注仅做退学手续办理）。

（3）由于学生不能返校，需学生写委托书，委托学院相关人员办理退学手续，要求学生和家长在委托书上签字并按手印。同时学生和家长分别手持委托书、身份证拍摄视频给辅导员。

（4）将审批表（三份）、相关证明材料、委托书通过邮寄的方式寄给辅导员或委托办理人员。

（5）学生辅导员做好与学生及家长的沟通，检查退学材料是否完整，做好相关材料的保存，审核相关材料的真实性。

（6）相关学院院长审批，并在《郑州航空工业管理学院学籍处理审批表》上签字，加盖学院公章。

      （7）学生委托人持审批表、委托书及其他相关材料到教务处学籍科办理其他退学手续，并将结果及时反馈给学生本人。

    6.学籍异动线上办理系统将于2021年8月28日正式投入使用。

通知原文及附件见学校教务处：关于在线办理学籍异动的通知-教务处 (zua.edu.cn)